Etkili E-Posta Yazmak İçin Dikkat Edilmesi Gereken Kurallar
Kategori: İyi Çalışanlar

Etkili E-Posta Yazmak İçin Dikkat Edilmesi Gereken Kurallar

Her gün mail kutumuza farklı kişi ve kurumlardan yüzlerce e-posta geliyor. Fakat bunların hepsini okumak için yeterli zamana sahip değiliz. Bu yüzden birçoğunu cevaplamıyor, hatta okumuyoruz. Bu sizin de başınıza gelebilecek bir durum.

Gönderdiğiniz e-postaların okunmaya başlanması ve bir an önce bitirilmesi önemli bir konu. Peki bunu başarabilmek için insanların dikkatini nasıl çekebilirsiniz? Bunun için etkili e-posta yazmak için dikkat edilmesi gerek kurallara göz atmayı ihmal etmeyin.

1. Mesajınızın e-posta için uygun olduğundan emin olun

E-posta, hız ve etkinlik açısından diğer birçok iletişim yönteminden üstün durumdadır. Lakin her zaman mesajınızı göndermenin en iyi yolu olmayabilir. Bu gibi durumlarda farklı iletişim yöntemleri seçin; telefon, anlık mesajlaşma vb. iletişim imkanlarından faydalanmayı deneyin.

2. Yazım ve noktalama kurallarına uyun

E-posta yazarken yazım ve noktalama kurallarına uymak zaman kaybı gibi görünebilir; özellikle de günümüzde oldukça yaygınlaşan dokunmatik cihazlarda yazarken.

Anlamsız kısaltmalar ve dikkatsizlik sonucu yapılan hatalar alıcının kafasının karışmasına ve mesajınızı gerektiği şekilde algılamamasına sebep olabilir. Eğer grubunuzdaki insanlar noktalama ve yazım kurallarına uymuyorsa, bunu yapmanız sizi ön plana çıkarabilir.

3. Çok fazla dolandırmadan doğrudan konuya girin

Tabii bunu yaparken nazik olun ve gerektiği durumlarda küçük iltifatlarda bulunmaktan asla çekinmeyin.
İsteklerinizi iletirken doğrudan söyleyin ve bunu yaparken zaman sınırı ve diğer ayrıntıları doğru bir biçimde açıkça belirtin.

4. E-postanızı yazarken kısa ve net olmaya çalışın

Çoğu insana göre uzun e-postalar sıkıcı ve zaman alıcıdır. Ayrıca e-maili aşağıya doğru kaydırdıkça konu dağılır ve vermek istediği mesajdan oldukça uzaklaşarak okuyucunun ilgisini dağıtır.

İnsanlar muhtemelen uzun e-postalara sadece göz gezdirecek ve önemli detayları atlayacaklardır. Bu yüzden içeriğinize odaklanın ve dilinizi sadeleştirin. Fakat e-postanızı kısaltırken dikkatli olun.

Bazı durumlarda okuyucularınıza yeterli düzeyde temel bilgiyi vermeniz de gerekebilir. Bu yüzden e-postalarınıza onların bakış açısından bakmaya çalışın çünkü onlar anlatmaya çalıştığınız konuda sizin kadar bilgi sahibi olmayabilirler.

5. Olayları ve zamanları iyi kurgulayın

E-postalarınızı yazarken ilgili olayları kronolojik olarak vermeye özen gösterin. Bu, düşüncelerinizi tutarlı bir anlatı içerisinde vermenize yardımcı olacaktır. Açık bir başlangıç, gelişme ve sonucu olan bir yazı, karmaşık bir yazıdan daha etkili olacak, okuyucunun kafasında soru işareti bırakmayacaktır.

6. Kısa ama açıklayıcı bir konu adı yazın

“Gönder” butonuna tıklamadan önce konu satırını bir kez daha gözden geçirin. Bu alan boş veya çok genel bir ifade içeriyorsa, e-postanızın alıcının gelen kutusunda kaybolma ihtimali oldukça yüksektir.
E-postanızda vermek istediğiniz mesajı konu satırında vurgulayın ve bulunur hale getirin. Maksimum 50 karakteri aşmamaya özen gösterin.

7. Sadece ilgili alıcılara gönderin

E-postanızı neden bu konuşmanın içinde olduğunu kavrayan insanlara gönderin. Gereksiz alıcı eklemeleri sizin bir sonraki e-postanıza olan ilgilerini azaltacaktır.

0 yorum

Yorum Yaz

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir